Formand

Punkt	Beslutning	Aktion
Til stede:	Medlemmer: Jane Lenler-Eriksen, Birgit Jensen, Klaus Rasmussen, Margit Gjødesen, Dorte Rasmussen, Bjarne Zimling, Henning Jespersen . Præster: Lotte Boas og Helle Bærnholdt. Medarbejderrepræsentant: John Rosendal, Merete Kjærsbo. Afbud fra: Verner Øgaard.
Seneste referater underskrives – godkendelse af dagsorden.	Referatet fra Menighedsrådsmøde d. 5. august 2010 blev underskrevet. Dagsorden godkendt med flg. tilføjelser: 196 h. Syn af kirken med tilhørende bygninger.
196. Efterretningssager. a. Brandsyn d.17.august. (184e).   b. Lejesyn af præstebolig.   c. Budgetsamråd i provstiet (186b).   d. Revisionsprotokollat (B).   e. Minikonfirmandundervisning (187).   f. Kurser (B).   g. Møde i distriktsforeningen om økonomi i kirkeligt regi.     h. Syn af kirken med tilhørende bygninger.	Godkendt med flg. mangler: Godkendt skilt for 80 personer skal sættes op i forsamlingslokalet i Sognegården. Regning på 8.066 kr. for syn af præsteboligen modtaget fra Stiftsøvrigheden. Regningen skal betales af menighedsrådet. Margit og Jane deltog. Provstiet har indstillet Connie Hellesen Hass til personalekonsulent. Lotte mener det ville være en bedre idé at ansætte HKer, der kan udføre meget af det praktiske arbejde; også på grund af, at Landsforeningen allerede har personale-konsulenter. Provstiet overvejer ansættelse af en regnskabsfører til hjælp for menighedsrådene. Provstiet arbejder også på optimering af samarbejdet mellem sognene. Budget 2011. På grund af bedre ligning fra kommunerne får vi ca. 1% fremskrivning næste år. Desuden en engangsbevilling på 50.000 kr. til hegn og fliser. Regnskabsbilag for vikar gives til vikaren af den, vikaren står inde for, og efter udfyldelse sendes det til Kirsten. Regnskabet godkendt med en bemærkning om en lille difference mellem to indberettede tal, som åbenbart ikke kan forklares af de relevante eksterne myndigheder (FLØS og Skat). Revisionsprotokollatet blev underskrevet. Lise Overgaard, Kastanievej 39, Karup vil hjælpe med undervisning af minikonfirmander. Kirstine Maarbjerg, Viborgvej 36, Karup fortsætter. Undervisningen begynder 21. og 22. september og afsluttes 4. december. Officielle invitationer modtaget: Kursus i Lønforhandlinger 12. oktober i Ulbjerg. Birgit deltager. Provstiet inviterer til kursus i Momsregler og ny Kontoplan. Margit har allerede deltaget i dette kursus. Ønske om at få indsigt i stiftsbidraget. Mødet skulle have været 13. oktober, men det er blevet udsat til en gang i januar. 8. november: Poul Joachim Stender holder foredrag i Viborg i Distriktsforening regi. Den bygningssagkyndige og kirkegårdsudvalget bør deltage. Alle andre er velkomne. Nødvendige arbejder noteres i synsprotokollen. Kopi af denne sendes til Provstiet 1. oktober. Synet finder sted onsdag 22. september kl. 09.00.	John     Birgit           Henning, Verner, Birgit, Jane
197. Orientering fra præsterne.	Lotte: a. Gudstjeneste i forbindelse med byfest og udflugtsgudstjeneste var begge en succes. Stor ros fra deltagere. b. Konfirmanderne er begyndt undervisningen. c. Facebook-siden har bl.a. billeder fra gudstjenesten ved byfesten. Helle: a. Vil gerne købe bogen "Menneskesønnen" af Peter Madsen til konfirmandundervisningen. Koster 189 kr. pr. stk., dog 179 kr. ved køb af 10. Vi køber 20 i første omgang (3.580 kr.). b. Vedr. Vium præstegård indstiller Vium menighedsråd, at præstegården rives ned sammen med tilbygninger og avlsbygninger på grund af skimmelsvamp, da reparation dels vil være dyr og dels næppe løse problemet på langt sigt. Jane: Hvordan kan vi undgå, at der offentliggøres forkerte tidspunkter for gudstjenester på kirkesiderne? Umiddelbart ingen gode bud, men listerne går gennem mange hænder på vejen, så der er risiko for, at fejl kan forekomme.	Helle
198. Skrivelser/mails. a. Kirkegårdskonsulentens plan (184a).     b. Henvendelse om høstoffer til Immanuelshjemmet i Thailand (B).	Første del (materialepladsen) skal til kommune og fredningsnævn. Plantning af træer bag diget ved materialepladsen antages at være et senere projekt, i al fald ind til diget er repareret. Anden del (træfældning) accepteres og forlægges Provstiudvalget. Tredje del (Gravregulering). Konsulentens forslag er acceptabelt og forlægges Provstiudvalget. De to søjleege ved præsteboligen kan på eget ansvar fjernes af Adam Boas; Belægningen på "Den røde Plads" diskuteres på næste møde. Brug for flere penge til reparation og evt. udvidelse af skolen. Ikke dedikerede ofre ved offergangen kan gå til Immanuelshjemmet, lige som overskud af auktionen. På næste møde bestemmes det endelige bidrag.	Jane Jane Jane Lotte   Alle
199. Økonomi.	Regnskabsrapport for de første otte måneder af 2010 viser at ca. 2/3 er forbrugtbrugt. Uforudsete og ubudgetterede udgifter i år beløber sig til 16.614 kr. til dato, og beløbet må forventes at løbe op i nærheden af 73.000 kr. for resten af året, dog undtaget understrygning af kirkens tag.
200. Kollekt (191).	Ud over den obligatoriske kollekt Nytårsdag (Det danske Bibelselskab) er valgt følgende for 2011: KLF – Kirke og Medier KFUM og KFUK i Danmark Kofoeds Skole KFUMs Soldatermission Folkekirkens Nødhjælp Immanuelshjemmet Blå Kors Danske Sømands og Udlandskirker KFUM’s Sociale Arbejde i Danmark Børnesagens Fællesråd Julehjælpen Røde Kors Eventuelle ændringer overvejes ved udgangen af 2011. Kollektlisten kan fraviges, hvis naturkata-strofer eller store menneskelige tragedier kræver akut hjælp
201. Femdages ugen, kirkelige handlinger på lørdage.(B).	Udkast til brev til bedemændene forelagt af Jane. Provsten har sagt god for, at man beder om at undgå begravelser på lørdage med henvisning til indførelsen af femdages ugen. Provsten frarådede os at sætte en notits om dette på kirkesiderne. Lotte sender et revideret forslag, og der tages endelig beslutning om formuleringen i brevet på næste møde.	Lotte Alle
202. Fornyelse eller erhvervelse af gravstedsbrev.	Provstiets årlige takstvejledning anbefaler, at man kræver 306 kr. ved fornyelse af gravstedsbrev. Reservation af gravsted (for 5 år ad gangen) samtidig med aftale om renholdelse skal også have gravstedsbrev og betale de 306 kr. Hvis gravstedet ikke holdes, kan gravstedsbrevet inddrages efter en påtale. Udkast til gravstedsbrev udarbejdes. Betaling som anbefalet indføres fra 1. oktober. Resten af emnet tages op på næste møde.	Dorte, John   Alle
203. Udvalgs nyt : Kirke, Kirkegårds og præstegårds udvalg m.fl. a. Licitationsresultatet vedr. fornyelse af præstegårdstaget (184b).   b. Kirkens lydanlæg (184c).   c. Depotrum, planlægning af praktiske gøremål i forbindelse med indretningen. (192a ).   　 d. Fejl og mangler ved tilbygningen.(192b). e. Understrygning af kirketaget (192d). f. Plæneklipper (184d).	Kirke, kirkegårds- og præstegårdsudvalg.   a. Bording Tømre- og Gulvbelægningsforretning: 766.612,50 kr. Kølvrå Tømrer og Snedker Forretning: 736.550,00 kr. Vi vælger det billigste tilbud. Sendes til Provstiet til endelig godkendelse. Provstiets forhåndstilsagn om et beløb på 650.000 kr. rækker ikke. Provstiet bedes tage stilling til finansiering af merudgiften. b. To datakort modtaget. Anlægget fungerer perfekt. Betjeningspanel bliver flyttet til sikker plads for ca. 4.000 kr. Der indkøbes ekstra mikrofon, så hver præst har sin. Pris 3.500 kr. c. 23. september skal der være ryddet ud i depotrummet så det ny inventar kan anbringes i depotrummet fredag den 24. september. Alle, der har materiale skal således have ryddet ud i skabe etc. den 22. september. De tekniske installationer flyttes af specialist og opbevares på Helles kontor. De retableres tirsdag 28. september. Der er Fredagshjørnet den 24., så levering af elementerne skal helst være færdig før kl. 14. 　 d. Provstiet spørges om, hvad vi kan gøre. Nedløbet på kapellet svømmer over. e. Arbejder er i gang, men de bliver sandsynligvis først færdig i næste uge (uge 38). f. Indkøbt en mere robust klipper foretaget. Regningen sendes til forsikringsselskabet.	Jane, Henning   John Alle Lotte Henning   　 Henning     Jane
204. Kommende aktiviteter. Høstgudstjeneste den 19. september.   Konfirmandlejr den 24. - 25. september.   Foredrag med Eva Jørgensen   Koncert   Lanternegudstjeneste den 27. oktober.   Alle helgeners gudstjeneste den 7. november.	Lotte beder om at ændre liturgi og bruge et ritual lignende ritual b ved altergangen. Det er accepteret. Program omdelt. Ser ud til at være på skinner med tilstrækkeligt antal hjælpere. 14. oktober kl. 1700 i Kulturhuset i Frederiks. Fribillet til medlemmer af menighedsrådet kan afhentes på biblioteket. Musikaften med Frede Møller den 26. oktober kl. 1900. Musikudvalget finder ud af behov for kaffe m.v.   Der er stemning for samme arrangement som sidste år. Der vil være behov for assistance med det praktiske; spisning 17 – 17.30. Lotte tager kontakt med SFO for at se om dato og tid er acceptabel. Tilmelding til gudstjenesten igen for at få et tal for servering. Suppe til frokost efter gudstjenesten. Behov for assistance.	Lotte   Alle   Dorte, Margit, Birgit, Niki, Merete Lotte
205. Evt.	Missionshuset Bethania har 100-års jubilæum den 21. oktober og har derfor åbent hus. Den 5. november er der fest med spisning. Mere kommer senere fra Indre Mission, men datoerne bedes noteret. Almindelig enighed om, at møderne er for lange. Vi bliver nødt til at stramme op, så det ikke trækker ud til så sene tidspunkter. Prøver en anden disposition af dagsordenen på næste møde. Tænk over om vi kan nedsætte en arbejdsgruppe med hensyn til et kirketårn til næste gang. Næste møde er tirsdag 12. oktober kl. 1900.	Jane   Alle   Alle

Mødet slut kl. 22.45.

Referent: Bjarne
Ordstyrer: Birgit

Formand

Punkt	Beslutning	Aktion
Til stede:	Medlemmer: Jane Lenler-Eriksen, Birgit Jensen, Klaus Rasmussen, Margit Gjødesen, Dorte Rasmussen, Bjarne Zimling, Henning Jespersen . Præster: Lotte Boas og Helle Bærnholdt. Medarbejderrepræsentant: John Rosendal, Merete Kjærsbo. Afbud fra: Verner Øgaard.
Seneste referater underskrives – godkendelse af dagsorden.	Referatet fra Menighedsrådsmøde d. 5. august 2010 blev underskrevet. Dagsorden godkendt med flg. tilføjelser: 196 h. Syn af kirken med tilhørende bygninger.
196. Efterretningssager. a. Brandsyn d.17.august. (184e).   b. Lejesyn af præstebolig.   c. Budgetsamråd i provstiet (186b).   d. Revisionsprotokollat (B).   e. Minikonfirmandundervisning (187).   f. Kurser (B).   g. Møde i distriktsforeningen om økonomi i kirkeligt regi.     h. Syn af kirken med tilhørende bygninger.	Godkendt med flg. mangler: Godkendt skilt for 80 personer skal sættes op i forsamlingslokalet i Sognegården. Regning på 8.066 kr. for syn af præsteboligen modtaget fra Stiftsøvrigheden. Regningen skal betales af menighedsrådet. Margit og Jane deltog. Provstiet har indstillet Connie Hellesen Hass til personalekonsulent. Lotte mener det ville være en bedre idé at ansætte HKer, der kan udføre meget af det praktiske arbejde; også på grund af, at Landsforeningen allerede har personale-konsulenter. Provstiet overvejer ansættelse af en regnskabsfører til hjælp for menighedsrådene. Provstiet arbejder også på optimering af samarbejdet mellem sognene. Budget 2011. På grund af bedre ligning fra kommunerne får vi ca. 1% fremskrivning næste år. Desuden en engangsbevilling på 50.000 kr. til hegn og fliser. Regnskabsbilag for vikar gives til vikaren af den, vikaren står inde for, og efter udfyldelse sendes det til Kirsten. Regnskabet godkendt med en bemærkning om en lille difference mellem to indberettede tal, som åbenbart ikke kan forklares af de relevante eksterne myndigheder (FLØS og Skat). Revisionsprotokollatet blev underskrevet. Lise Overgaard, Kastanievej 39, Karup vil hjælpe med undervisning af minikonfirmander. Kirstine Maarbjerg, Viborgvej 36, Karup fortsætter. Undervisningen begynder 21. og 22. september og afsluttes 4. december. Officielle invitationer modtaget: Kursus i Lønforhandlinger 12. oktober i Ulbjerg. Birgit deltager. Provstiet inviterer til kursus i Momsregler og ny Kontoplan. Margit har allerede deltaget i dette kursus. Ønske om at få indsigt i stiftsbidraget. Mødet skulle have været 13. oktober, men det er blevet udsat til en gang i januar. 8. november: Poul Joachim Stender holder foredrag i Viborg i Distriktsforening regi. Den bygningssagkyndige og kirkegårdsudvalget bør deltage. Alle andre er velkomne. Nødvendige arbejder noteres i synsprotokollen. Kopi af denne sendes til Provstiet 1. oktober. Synet finder sted onsdag 22. september kl. 09.00.	John     Birgit           Henning, Verner, Birgit, Jane
197. Orientering fra præsterne.	Lotte: a. Gudstjeneste i forbindelse med byfest og udflugtsgudstjeneste var begge en succes. Stor ros fra deltagere. b. Konfirmanderne er begyndt undervisningen. c. Facebook-siden har bl.a. billeder fra gudstjenesten ved byfesten. Helle: a. Vil gerne købe bogen "Menneskesønnen" af Peter Madsen til konfirmandundervisningen. Koster 189 kr. pr. stk., dog 179 kr. ved køb af 10. Vi køber 20 i første omgang (3.580 kr.). b. Vedr. Vium præstegård indstiller Vium menighedsråd, at præstegården rives ned sammen med tilbygninger og avlsbygninger på grund af skimmelsvamp, da reparation dels vil være dyr og dels næppe løse problemet på langt sigt. Jane: Hvordan kan vi undgå, at der offentliggøres forkerte tidspunkter for gudstjenester på kirkesiderne? Umiddelbart ingen gode bud, men listerne går gennem mange hænder på vejen, så der er risiko for, at fejl kan forekomme.	Helle
198. Skrivelser/mails. a. Kirkegårdskonsulentens plan (184a).     b. Henvendelse om høstoffer til Immanuelshjemmet i Thailand (B).	Første del (materialepladsen) skal til kommune og fredningsnævn. Plantning af træer bag diget ved materialepladsen antages at være et senere projekt, i al fald ind til diget er repareret. Anden del (træfældning) accepteres og forlægges Provstiudvalget. Tredje del (Gravregulering). Konsulentens forslag er acceptabelt og forlægges Provstiudvalget. De to søjleege ved præsteboligen kan på eget ansvar fjernes af Adam Boas; Belægningen på "Den røde Plads" diskuteres på næste møde. Brug for flere penge til reparation og evt. udvidelse af skolen. Ikke dedikerede ofre ved offergangen kan gå til Immanuelshjemmet, lige som overskud af auktionen. På næste møde bestemmes det endelige bidrag.	Jane Jane Jane Lotte   Alle
199. Økonomi.	Regnskabsrapport for de første otte måneder af 2010 viser at ca. 2/3 er forbrugtbrugt. Uforudsete og ubudgetterede udgifter i år beløber sig til 16.614 kr. til dato, og beløbet må forventes at løbe op i nærheden af 73.000 kr. for resten af året, dog undtaget understrygning af kirkens tag.
200. Kollekt (191).	Ud over den obligatoriske kollekt Nytårsdag (Det danske Bibelselskab) er valgt følgende for 2011: KLF – Kirke og Medier KFUM og KFUK i Danmark Kofoeds Skole KFUMs Soldatermission Folkekirkens Nødhjælp Immanuelshjemmet Blå Kors Danske Sømands og Udlandskirker KFUM’s Sociale Arbejde i Danmark Børnesagens Fællesråd Julehjælpen Røde Kors Eventuelle ændringer overvejes ved udgangen af 2011. Kollektlisten kan fraviges, hvis naturkata-strofer eller store menneskelige tragedier kræver akut hjælp
201. Femdages ugen, kirkelige handlinger på lørdage.(B).	Udkast til brev til bedemændene forelagt af Jane. Provsten har sagt god for, at man beder om at undgå begravelser på lørdage med henvisning til indførelsen af femdages ugen. Provsten frarådede os at sætte en notits om dette på kirkesiderne. Lotte sender et revideret forslag, og der tages endelig beslutning om formuleringen i brevet på næste møde.	Lotte Alle
202. Fornyelse eller erhvervelse af gravstedsbrev.	Provstiets årlige takstvejledning anbefaler, at man kræver 306 kr. ved fornyelse af gravstedsbrev. Reservation af gravsted (for 5 år ad gangen) samtidig med aftale om renholdelse skal også have gravstedsbrev og betale de 306 kr. Hvis gravstedet ikke holdes, kan gravstedsbrevet inddrages efter en påtale. Udkast til gravstedsbrev udarbejdes. Betaling som anbefalet indføres fra 1. oktober. Resten af emnet tages op på næste møde.	Dorte, John   Alle
203. Udvalgs nyt : Kirke, Kirkegårds og præstegårds udvalg m.fl. a. Licitationsresultatet vedr. fornyelse af præstegårdstaget (184b).   b. Kirkens lydanlæg (184c).   c. Depotrum, planlægning af praktiske gøremål i forbindelse med indretningen. (192a ).   　 d. Fejl og mangler ved tilbygningen.(192b). e. Understrygning af kirketaget (192d). f. Plæneklipper (184d).	Kirke, kirkegårds- og præstegårdsudvalg.   a. Bording Tømre- og Gulvbelægningsforretning: 766.612,50 kr. Kølvrå Tømrer og Snedker Forretning: 736.550,00 kr. Vi vælger det billigste tilbud. Sendes til Provstiet til endelig godkendelse. Provstiets forhåndstilsagn om et beløb på 650.000 kr. rækker ikke. Provstiet bedes tage stilling til finansiering af merudgiften. b. To datakort modtaget. Anlægget fungerer perfekt. Betjeningspanel bliver flyttet til sikker plads for ca. 4.000 kr. Der indkøbes ekstra mikrofon, så hver præst har sin. Pris 3.500 kr. c. 23. september skal der være ryddet ud i depotrummet så det ny inventar kan anbringes i depotrummet fredag den 24. september. Alle, der har materiale skal således have ryddet ud i skabe etc. den 22. september. De tekniske installationer flyttes af specialist og opbevares på Helles kontor. De retableres tirsdag 28. september. Der er Fredagshjørnet den 24., så levering af elementerne skal helst være færdig før kl. 14. 　 d. Provstiet spørges om, hvad vi kan gøre. Nedløbet på kapellet svømmer over. e. Arbejder er i gang, men de bliver sandsynligvis først færdig i næste uge (uge 38). f. Indkøbt en mere robust klipper foretaget. Regningen sendes til forsikringsselskabet.	Jane, Henning   John Alle Lotte Henning   　 Henning     Jane
204. Kommende aktiviteter. Høstgudstjeneste den 19. september.   Konfirmandlejr den 24. - 25. september.   Foredrag med Eva Jørgensen   Koncert   Lanternegudstjeneste den 27. oktober.   Alle helgeners gudstjeneste den 7. november.	Lotte beder om at ændre liturgi og bruge et ritual lignende ritual b ved altergangen. Det er accepteret. Program omdelt. Ser ud til at være på skinner med tilstrækkeligt antal hjælpere. 14. oktober kl. 1700 i Kulturhuset i Frederiks. Fribillet til medlemmer af menighedsrådet kan afhentes på biblioteket. Musikaften med Frede Møller den 26. oktober kl. 1900. Musikudvalget finder ud af behov for kaffe m.v.   Der er stemning for samme arrangement som sidste år. Der vil være behov for assistance med det praktiske; spisning 17 – 17.30. Lotte tager kontakt med SFO for at se om dato og tid er acceptabel. Tilmelding til gudstjenesten igen for at få et tal for servering. Suppe til frokost efter gudstjenesten. Behov for assistance.	Lotte   Alle   Dorte, Margit, Birgit, Niki, Merete Lotte
205. Evt.	Missionshuset Bethania har 100-års jubilæum den 21. oktober og har derfor åbent hus. Den 5. november er der fest med spisning. Mere kommer senere fra Indre Mission, men datoerne bedes noteret. Almindelig enighed om, at møderne er for lange. Vi bliver nødt til at stramme op, så det ikke trækker ud til så sene tidspunkter. Prøver en anden disposition af dagsordenen på næste møde. Tænk over om vi kan nedsætte en arbejdsgruppe med hensyn til et kirketårn til næste gang. Næste møde er tirsdag 12. oktober kl. 1900.	Jane   Alle   Alle

Mødet slut kl. 22.45.

Referent: Bjarne
Ordstyrer: Birgit